Kun je AI-notulen vertrouwen voor officiële bestuursverslagen?
AI-notulen zijn een uitstekend startpunt maar geen eindpunt: de transcriptie en structuur zijn inmiddels betrouwbaar, maar AI herkent geen bestuurlijke nuance, zoals het verschil tussen 'in principe akkoord met voorbehoud' en een definitief besluit. Vertrouw AI-notulen dus pas als officieel verslag nadat een vaste secretaris ze heeft teruggelezen tegen wat er daadwerkelijk besproken is.
Wat AI goed doet
Transcriptie van gesproken tekst is betrouwbaar geworden, ook bij meerdere sprekers door elkaar. AI is bovendien sterk in het structureren van een ruwe transcriptie tot leesbare alinea's per agendapunt en het eruit filteren van actiepunten en besluiten. Wat vroeger een avond werk was, wordt zo een concept van een paar pagina's binnen minuten na de vergadering.
Waar het misgaat zonder controle
De risico's zitten niet in de transcriptie, maar in de interpretatie erna. Een voorstel dat 'in principe akkoord' was met een voorbehoud, kan in een AI-concept al snel klinken als een definitief besluit. Namen, functies en jargon worden soms verkeerd opgevangen, en bij gevoelige onderwerpen zoals een personele kwestie of een financieel besluit moet de formulering juridisch en bestuurlijk kloppen. Net iets te losjes geformuleerd, en een besluit is vatbaar voor een andere uitleg dan bedoeld.
Het controlemoment dat SalDoo hanteert
In de praktijk werkt een tussenstap het beste: AI levert het eerste concept, een vaste secretaris leest dat terug tegen wat er daadwerkelijk besproken en besloten is, corrigeert toon en formulering waar nodig, en brengt het in het format dat het bestuur gewend is voordat het ter vaststelling wordt voorgelegd. Een routinematig agendapunt kan met een lichte check direct verder. Een besluit met financiële of juridische gevolgen verdient een grondiger controleslag voordat het de status 'vastgesteld' krijgt.
Andere vragen over ai in de praktijk
Kom eens sparren.
20 minuten videogesprek. Geen verplichtingen. Je krijgt direct waardevolle inzichten of een concreet voorstel.