Welke AVG-risico's spelen bij softwarekeuzes voor verenigingen en stichtingen?
Het grootste AVG-risico bij softwarekeuzes voor verenigingen en stichtingen is data die buiten de EU wordt verwerkt zonder dat er een verwerkersovereenkomst ligt die dat afdekt. Kies bij voorkeur software met EU-hosting, zoals Infomaniak, vraag altijd een verwerkersovereenkomst op voordat je persoonsgegevens van leden invoert, en vermijd tools die alleen op een Amerikaans privacybeleid draaien zonder duidelijke doorgifte-garanties.
Waar het misgaat
Een vereniging of stichting kiest software vaak op functionaliteit en prijs, zelden op de vraag waar de data van leden staat. Een ledenadministratietool, nieuwsbriefsysteem of aanmeldformulier verwerkt al snel namen, e-mailadressen en soms betaalgegevens, en zodra die buiten de EU worden opgeslagen zonder geldige doorgifte-garantie, is dat een risico dat pas zichtbaar wordt bij een klacht of controle.
Een tweede risico is het ontbreken van een verwerkersovereenkomst. Zodra een softwareleverancier namens de vereniging persoonsgegevens verwerkt, is die overeenkomst verplicht. Veel kleine leveranciers regelen dat niet automatisch, die moet je zelf opvragen.
Wat wel werkt
SalDoo hanteert bij eigen softwarekeuzes een paar vaste uitgangspunten die ook voor een bestuur bruikbaar zijn: EU-hosting waar mogelijk, zoals Infomaniak voor mail, minimale dataopslag in plaats van alles bewaren 'voor de zekerheid', en spambescherming zonder trackingscripts van Amerikaanse partijen zoals Google reCAPTCHA.
- Vraag altijd een verwerkersovereenkomst op, ook bij een gratis of goedkope tool
- Check waar de servers staan, niet alleen waar het bedrijf is gevestigd
- Kies voor minimale dataopslag: hoe minder gegevens bewaard blijven, hoe kleiner het risico bij een datalek
- Vermijd trackingtools zoals reCAPTCHA als een privacyvriendelijk alternatief, zoals een honeypot, hetzelfde doel bereikt
Andere vragen over software & techniek voor niet-technische organisaties
Kom eens sparren.
20 minuten videogesprek. Geen verplichtingen. Je krijgt direct waardevolle inzichten of een concreet voorstel.